De nieuwe privacywet AVG is sinds 25 mei van kracht. Door alle berichten zou u kunnen denken dat alleen grote bedrijven met veel klantgegevens hier mee te maken hebben. Maar ook personeelsgegevens zijn onderwerp van deze wet. Heeft u medewerkers in dienst? Dan heeft u dus ook met de AVG te maken en dient u uw werkwijze hierop aan te passen.
Bedrijven mogen de persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt noodzakelijk en alleen gebruiken voor het vooraf aangegeven doel. Wordt een sollicitant niet aangenomen? Dan moeten de gegevens direct na de procedure worden verwijderd. Bij uitdiensttreding, mogen zijn/haar gegevens niet langer worden bewaard zonder uitdrukkelijke toestemming van de persoon in kwestie. Dit geldt zowel voor de digitale als de fysieke documenten.
Vergrendelen
Ook moet u er voor zorgen dat de gegevens goed afgeschermd zijn. Vergrendel de computer als u er even bij wegloopt. Uiteraard zorgt u ook voor een niet te makkelijk wachtwoord en goed-beveiligde software.
Papieren data wordt vaak vergeten. Ironisch genoeg worden juist belangrijke mailtjes, contracten en sollicitatiebrieven uitgeprint. Dat leest toch vaak wat makkelijker. Deze documenten bevatten vaak gevoelige informatie. Precies de informatie die privacy risico’s bevat. Onzorgvuldige omgaan kan leiden tot een boete(s), maar ook eventuele reputatieschade van uw bedrijf en conflicten met medewerkers.
Vernietigen
Gevoelige documenten die toch bewaard moeten worden dienen in een afgesloten archiefkast te worden opgeborgen. Denk ook aan de documenten die u na gebruik in de papierbak gooit. Zorg ervoor dat u hier een duidelijke procedure voor heeft en dat u deze zorgvuldig worden vernietigd.
Veel ondernemers hebben vaak nog het achterhaalde beeld van papiervernietigers waarbij A4-tjes één voor één moeten worden ingevoerd, zodat het vernietigen van papier een tijdrovende bezigheid is. Echter, bij de huidige machines kunt u honderd(en) A4-vellen in één keer invoeren. Zo neemt het vernietigen van papier nog maar weinig tijd in beslag. Daarnaast is het vernietigen in stroken niet meer van deze tijd omdat de informatie via moderne technieken nog steeds herleidbaar is. Kies voor een model dat het vel in kleine snippers vernietigt.
Beschikt uw bedrijf nog niet over een moderne shredder? Dan heeft LTO-partner Lyreco een aantrekkelijke aanbieding voor u. Interesse? Vraag om een gratis proefplaatsing. De vertegenwoordigers van Lyreco kunnen u tevens adviseren over de andere zaken die u nodig heeft om de wetgeving te volgen. Denk hierbij aan beeldschermfilters, laptopsloten, beveiligde USB-sticks en afsluitbare archiefkasten.
